Case
Avtalshantering i komplexa sjukhusprojekt
Utmaning
Två stora sjukhus i Stockholmsregionen skulle modernisera sin strålbehandlingsverksamhet genom investeringar i komplex hård- och mjukvara för cancerbehandling. Den tilldelade leverantören kunde inte leva upp till de krav som var angivna i kravspecifikationen enligt utvärderingsmodellen, vilket gjorde att avvikelser i avtalsimplementeringen konstaterades.
Aneheim Consulting fick i uppdrag att ta fram handlingsplaner för att antingen hantera de konstaterade bristerna inom ramen för avtalet, omförhandla avtalet eller inleda en ny upphandling. Uppdraget hade många intressenter och behövde beakta kliniska, kommersiella och juridiska perspektiv. De konstaterade bristerna i leveransen hade redan orsakat förskjutningar i projektets tidplan och arbetet behövde utföras under stor tidspress.
Genomförande
Aneheim Consulting skapade en Task Force med kompetens inom bl.a. avtalshantering, planering, risk- och scenarioanalys samt pris- och kostnadsanalys. Arbetet inkluderade visual planning, PEST-analyser, workshops, marknads- och upphandlingsrättsliga analyser samt långsiktiga (10+ år) riskscenarier.
Utifrån Task Forcen:s underlag fattade landstingsfullmäktige beslut om att dela upp det befintliga avtalet i tre nya avtal, varav ett tillkom genom ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering. Aneheim Consulting hade huvudansvaret för att ta fram avtalsunderlag och deltog i samtliga förhandlingar.
Resultat
Avtalslösningen möjliggjorde att landstinget inte behövde göra avkall på de kliniska behoven samtidigt som utrustning kunde levereras utan tidspåverkan på klinisk driftsättning av den nya strålbehandlingsverksamheten. De samlade avtalsvärdena rymdes dessutom inom den ursprungliga budgetramen. Den nya avtalskonstruktionen säkerställde att leverantörerna denna gång uppfyller landstingets kravbild och att ytterligare rättsliga tvister kunde undvikas.
Resultatet ledde även till ett långsiktigt och positivt samarbete med båda leverantörerna. Efter uppdragets avslut fick Aneheim Consulting fortsatt och utökat förtroende att leda avtalsimplementeringen.
Förändringsledning för nya krav inom läkemedelstillverkning i Kina
Utmaning
En av Kinas största insulintillverkare var i processen att upprätta en ny tillverkningsanläggning för sina produkter. Ett av företagets mål var att anpassa sin verksamhet för att på sikt börja sälja sina produkter på den europeiska marknaden och behövde därför uppfylla EU:s GMP-krav. I samband med uppstarten av den nya tillverkningssiten inleddes därför en fullständig omarbetning av kvalitetsledningssystemet med fokus på riskbaserad validering.
Teamledare som skulle utbildas i det nya systemet hade olika bakgrund och erfarenheter samt var ovana att samarbeta i strukturerade projekt över linjeorganisationsgränser. Framgångsrik planering och ledning av utbildningen skulle kräva flexibilitet och anpassning av utbildningsmaterialet för samtliga åhörares bakgrundskunskaper inom området.
Genomförande
Aneheim Consulting anlitades i en rådgivande roll i förändringsarbetet av kvalitetsledningssystemet samt hade en ledande roll i framtagandet och förankringen av de nya rutinerna i organisationen. En omfattande behovsanalys genomfördes i ett tidigt skede, där bl.a. en GAP-analys av befintligt kvalitetsledningssystem gjordes för att identifiera nödvändiga ändringar för att uppnå EU:s strikta GMP-krav.
Underlaget som skapades förankrades genom ett omfattande utbildningspaket, inklusive föreläsningar och interaktiva workshops som hölls på plats för teamledare på sitens olika avdelningar. Utbildningsmaterial och dokumentmallar togs fram för att introducera riskbaserade valideringsprinciper och ICH-riktlinjer. Allt underlag anpassades för kunden.
Resultat
Aneheim Consultings initiala analyser lade en bra grund för arbetet med anpassning av kvalitetsledningssystemet för de europeiska GMP-kraven. Utbildningen ansågs lyckad och kunden kunde implementera mallar och övrigt underlag fortlöpande under projektets genomförandefas. Då deltagarna var ovana att arbeta i en projektorganisation spelade utbildningarnas många gruppövningar även en viktig roll i att uppfylla kundens önskan om att få sina medarbetare att arbeta i tvärfunktionella team.
Då det nya ramverket för validering harmoniserades med EU-krav kunde kunden på ett mer effektivt sätt kommunicera med europeiska leverantörer under projektgenomförandet och lade därmed också grunderna för ett kvalitetssystem helt i linje med moderna, riskbaserade principer.
Driftsättning av ny anläggning hos expansivt energibolag
Utmaning
Ett snabbt växande företag inom energibranschen skulle sätta upp en ny anläggning för testning och utveckling av sin produkt. Projektet var från start mycket tidspressat då man planerat att utföra Factory Acceptance Test (FAT) för en tidskritisk kundleverans på den nya anläggningen.
Arbetet innefattade kontakt med många intressenter såsom kommunalförbund, entreprenörer och hyresvärden. Med en månad till planerad FAT kvarstod fortfarande en mindre mängd installationsarbeten och ett omfattande jobb rörande säkerhet, tillstånd och funktionstestning innan anläggningen kunde tas i drift. Aneheim Consulting fick då i uppdrag att leda en Task Force med målet att driftsätta den nya anläggningen innan planerad FAT.
Genomförande
Aneheim Consultings Task Force fokuserade på risk management, installationssamordning, funktionstestning och dokumentation. Inledningsvis genomfördes en serie workshops där risker identifierades och en riskhanteringsplan upprättades. Kvarstående arbete delades in i arbetspaket med tydlig ansvarsfördelning och omfattade bland annat tillståndsansökan från kommunalförbund och elnätsägare, säkerhetsarbete, ekonomisk uppföljning och funktionstestning. Under arbetets gång upptäcktes dessutom ett stort behov av insamling och organisering av dokumentation för att säkerställa att krav från flera parter uppfylldes och att driften av anläggningen efter projektets avslut skulle kunna fortlöpa på ett säkert och effektivt sätt.
Då projektet hade en strikt tidsplan lades stor vikt på kommunikation med ledningen, den operativa verksamheten samt övriga intressenter. Daglig uppföljning av framdriften gjordes vid de visuella planeringstavlor som upprättades inom Task Forcen.
Resultat
Anläggningen togs i drift innan planerad FAT vilket möjliggjorde att flera viktiga kundleveranser kunde göras i tid. Aneheim Consulting fick fortsatt förtroende att under en period ta över driftansvaret för anläggningen och parallellt driva vidare projektets restpunkter, såsom kapacitet- och funktionsförbättrande åtgärder, framtagande av arbets- och säkerhetsrutiner och upprättande av serviceavtal. Efter den lyckade driftsättningen har Aneheim Consulting fått förtroende att driva ytterligare uppdrag hos kunden.